Виды и формы обучения. Оптимизация затрат на обучение: смена приоритетов

Погуляева Елена Викторовна — руководитель проектов в ООО «Консалтинговая компания Be Able» (г. Москва)

Аннотация
Статья посвящена обзору наиболее экономичных и вместе с тем эффективных методов и форм обучения персонала, которые становятся актуальными именно сейчас, в период экономической нестабильности. Автор статьи не дает четких рекомендаций по выбору той или иной формы обучения, но предлагает сравнить существующие на практике виды получения знаний, в том числе те, которые долгое время не являлись популярными.

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: альтернативные формы обучения, сокращение затрат на персонал, перераспределение бюджета

Оптимизация затрат на персонал стала одним из ключевых вопросов и условий сохранения позиций в отрасли для большинства российских предприятий.

Льготы для сотрудников отменили 62% компаний, опрошенных в феврале 2009 г. исследователями холдинга «Анкор». При этом 10,6% отменили финансирование программ обучения и развития для топ-менеджеров, 13,6% — для функциональных руководителей, 12,1% — для специалистов и рядовых сотрудников.

Изменение уровня спроса на дорогостоящее корпоративное обучение на рынке России влияет на развитие новых, альтернативных форм. Сегодня HR-специалисты компаний заняты перераспределением бюджета и поиском менее затратных вариантов обучения сотрудников. корпоративное обучение, как правило, либо осуществляется с помощью привлечения сторонних тренинговых агентств, либо основывается на создании собственного корпоративного университета.

Что можно сохранить в системе внутрикорпоративного обучения, а что нужно изменить в условиях жесткой экономии? Как минимизировать стоимость обучения без потери качества? Отвечая на поставленные вопросы, основной акцент стоит сделать на разнообразии форм организации процесса развития персонала, которые дают возможность не прекращать обучение сотрудников наряду с уменьшением затрат.

Расходы на обучение специалистов высшего звена.

Чаще всего компании предпочитают не экономить на развитии ключевых сотрудников. Ограниченные финансовые ресурсы многие фирмы концентрируют именно на обучении и повышении квалификации высших управленческих кадров. внешние провайдеры готовы помочь и поддержать такие решения, снижая стоимость обучения за счет пересмотра формы проведения мероприятий. Например, появился новый формат программы МВА: теперь бизнес-школы предлагают короткие трехдневные сессии один раз в месяц вместо вечерних занятий и обучения в модульном формате, в рамках которого проводится несколько десятидневных учебных сессий в год.

Одним из актуальных методов обучения и развития управленческого персонала в настоящее время являются бизнес-симуляции. Например, электронная бизнес-игра Capstone моделирует ситуацию работы производственной компании, выпускающей высокотехнологичные продукты. В процессе игры участники управляют предприятием с оборотом в $100 млн. в течение пяти-семи виртуальных лет. Конкурентами команды выступают другие команды менеджеров или искусственно сгенерированные компьютером компании. Участники принимают решения в области финансов, маркетинга, стратегии развития, производства, управления персоналом. По мере освоения игры добавляются области трудовых отношений и управления качеством.

Обучение и развитие своими силами.

Для обеспечения постоянного самообучения персонала необходимо создать предпосылки, побуждающие работников совершенствоваться. Например, частичная компенсация затрат на повышение квалификации, с одной стороны, способствует сокращению расходов, а с другой — дает уверенность в мотивации самого сотрудника к обучению. Наличие своей библиотеки и регулярное проведение мини-семинаров силами самих работников позволяет быть им в курсе последних тенденций рынка, связанных с их специальностью, чувствовать себя увереннее и вызывает желание получать знания в смежных сферах — областях деятельности коллег, с которыми можно обмениваться мнениями и бизнес-идеями.

В сети спортивных магазинов в Москве HR-менеджер инициировал проведение еженедельных мини-семинаров по продукции компании. Таким образом, каждый сотрудник мог выбирать ту тему для семинара, которая наиболее привлекала его. В итоге это привело к значительному повышению уровня обслуживания покупателей и, как следствие, к увеличению объема продаж.

Наставничество.
Рассмотрим такой метод обучения персонала, как наставничество. Обычно его применяют на стадии адаптации новичков, и процесс строится по принципу обучения более опытным сотрудником недавно принятых методом «делай, как я», при этом задачи постепенно усложняются. В перечне методов обучения и развития персонала наставничество пока уступает прочим видам обучения: тренингам, стажировкам, программам повышения квалификации. На данном этапе подавляющее большинство компаний использует наставничество только как инструмент обучения и адаптации новичков, но его можно применять и в других целях. оно может быть использовано для любых категорий персонала.

Например, руководство российской компании, специализирующейся на поставках медицинского оборудования по всей стране, на стадии внедрения единой информационной корпоративной системы с системой удаленного контроля пришло к пониманию того, что многие специалисты управленческого звена не имеют навыков использования передовых интернет-технологий. Перед HR-менеджерами была поставлена следующая задача: разработать нестандартную систему наставничества. Кадровая служба компании внедрила программу наставничества по принципу «снизу вверх», когда сотрудники IT-отдела и наиболее активные пользователи отдельных модулей системы стали учителями руководящего звена компании. Проблему удалось решить без привлечения внешних ресурсов и дополнительных затрат.

Обучение действием.
Одной из аналогичных форм является обучение действием, которое все активнее применяется компаниями в условиях оптимизации затрат на персонал. Для успешного использования данной технологии важно создать почву для раскрытия потенциала участников обучающего процесса, снять стресс и психологические барьеры, мешающие формированию среды исследования и задавания вопросов. Основные особенности системы состоят в том, что участники решают реальные задачи, а не изучают упражнения или искусственные модели, работают на достижение конкретных, значимых для компании целей. В процессе взаимодействия они учатся друг у друга, а не у тренера или наставника. данный метод повышает мотивацию участников к получению знаний и улучшению качества работы, а также предоставляет уникальную возможность стать настоящим профессионалом в своем деле, начиная практически с нуля.

Профессионалы компании, выступающие в роли внутренних тренеров, — еще одна форма обучения за счет внутренних ресурсов компании. Этот метод во многом схож с применением системы наставничества. Отличие состоит в том, что данный метод обладает более широкими возможностями не только передачи знаний в рамках одного функционального подразделения, но и организации внутрифирменного повышения квалификации сотрудников в смежных областях, знания в которых люди часто вынуждены получать самостоятельно во внешних учебных организациях.

В каждой компании есть специалисты, готовые к передаче знаний и опыта. Для успешного построения системы внутрифирменного обучения необходимо создание условий преподавания и системы мотивации таких специалистов. Принципы отбора собственных учителей могут быть такие же, как и при выборе внешнего тренера: глубокое знание области преподавания, склонность к передаче знаний, успешный опыт наставничества и обучения других людей.

Дистанционное обучение с применением интернет-технологий.

Активное развитие в условиях экономии средств наряду с необходимостью получения новых знаний получили различные виды интернет-обучения. Самые распространенными на сегодня являются вебинары и дистанционные (кратко- или долгосрочные) программы повышения квалификации с использованием интернет-технологий.

Вебинар — это интерактивный виртуальный семинар, на котором ведущий и аудитория общаются в текстовых, аудио- или видеочатах в онлайн-режиме. Для того чтобы организовать вебинар, можно обратиться к компаниям, специализирующимся на оказании данных услуг, наиболее известными являются следующие: Webex, Interwise, Adobe (продукт Acrobat Connect, сектор веб-конференций). Такие агентства берут на себя всю техническую сторону организации вебинара: создают регистрационные формы, обеспечивают трансляцию и связь докладчика и слушателей, а также запись мероприятия. Специальных знаний интернет-технологий для осуществления вебинара не требуется, его вполне можно провести и своими силами.

Дистанционные (кратко- и долгосрочные) программы повышения квалификации на рынке интернет-обучения, по мнению автора, хорошо представлены на ресурсе http://www.interobuch.ru/. Многие известные бизнес-школы и институты предлагают дистанционное обучение по самым различным программам, которое обходится на порядок дешевле, чем очное. Результативность такого обучения зависит не только от отработанных методик, но и во многом от мотивации обучаемых и уровня самого тренера. Стоит привести несколько примеров. Высшая коммерческая школа реализует программы MBA, профессиональной переподготовки и повышения квалификации с использованием передовых информационных технологий. Moscow Business School предлагает дистанционный курс обучения MBA Start, дополненный видеолекциями и системой дистанционного образования в режиме онлайн. Международный языковой центр Language Link предоставляет пакет дистанционного обучения английскому языку, в который входит возможность очного обучения в двухнедельной интенсивной группе с преподавателем — носителем языка. Институт коммуникативных технологий проводит обучение по широкому перечню предметов, а также предлагает бесплатное онлайн-обучение офисным программам, интернет-технологиям, компьютерной графике и анимации, верстке и дизайну, языкам программирования.

Недостаток использования дистанционного вида интернет-обучения — отсутствие возможности живого общения между участниками и докладчиком, следствием чего является более низкая степень вовлеченности в процесс. К минусам также стоит отнести необходимость выполнении определенных технических условий: наличия интернет-канала с высокой пропускной способностью и определенного программного обеспечения у обеих сторон. Следует сказать, что у такого формата обучения есть большое количество плюсов, самые важные из них — это невысокий уровень как финансовых, так и временных затрат на проведение, доступность для участников и удобство применения, широкий охват аудитории, что особенно актуально для организаций с разветвленной сетью филиалов.

Технологии фасилитации и open space.

Сейчас становятся все более актуальными рабочие совещания, стратегические сессии, во многих компаниях происходит переход от системы жесткого авторитарного управления к командному, когда в принятии управленческих решений участвуют группы людей. Все больше распространяются технологии фасилитации, которые помогают прийти к выработке единых управленческих решений и создать план действий для достижения конкретных целей.

Термин «фасилитация» в переводе с английского (facilitate) означает «облегчать», «помогать», «способствовать». Эта технология не призвана научить участников правильным решениям и управлению дискуссией, ее цель — помочь контролировать сам процесс мозгового штурма, обмена идеями и мнениями. Фасилитатор — нейтральный лидер, который делает процесс более легким и эффективным. Еще его называют session leader, т.е. ведущий сессии. Задача фасилитатора — помочь участникам заговорить, открыто делиться насущными проблемами и вариантами решений, не бояться быть непонятыми, направлять энергию группы на решение важной для всех проблемы. Фасилитации с участием нескольких отделов и служб, руководителей департаментов способствуют лучшему пониманию функционирования компании в целом, взаимосвязей и взаимовлияния отделов, проблем других подразделений. Фасилитация развивает каждого из ее участников.

Активно используют в своей повседневной работе технологии фасилитации такие компании, как «ВымпелКом» и Mars. Часто в роли фасилитаторов выступают сами сотрудники фирмы, владеющие технологиями ее проведения. Затраты на обучение технике фасилитации полностью оправдываются реальными результатами ее проведения, происходит повышение степени ответственности за принятые решения и укрепление командного духа в компании. Технологии фасилитации применяются при организации эффективного взаимодействия провайдеров кадровых услуг и заказчиков: решения и план действий вырабатываются совместно, в результате обеими сторонами тратится гораздо меньше времени и усилий на понимание сути проблемы и поисков ее решения.

Технология open space заключается в принципе самоорганизации человеческих сообществ в бесконтрольной ситуации. Данный способ используется уже более 20 лет для решения самых различных вопросов и объединения разносторонних людей для взаимовыгодного сотрудничества.

Впервые на практике этот метод решения задач и развития участников применил Харрисон Оуэн.

Харрисон Оуэн - инициатор Технологии Открытое Пространство, президент компании «Х. Х. Оуэн и Ко». автор более 10 книг по применению технологии open space. Х. Оуэн работал со множеством организаций: Армию США, Корпус Мира, региональные медицинские программы в США, Национальный Институт Здравоохранения (National Institutes of Health) и администрацию организации ветеранов, Всемирный банк и крупнейшие транснациональные корпорации мира, в том числе нефтяную компанию «Shell», телеком «AT&T», производитель самолетов «Boeing», и «IBM».

Основными условия проведения мероприятия в формате open space являются: четко сформулированная тема (в обсуждении которой искренне заинтересованы все участники встречи), время (достаточное для обсуждения), место (для проведения встречи) и лидер (ведущий дискуссию, обсуждение, встречу). в применении этой технологии важна непрерывность процесса: метод перестанет работать, если его прервать. Продолжительность проведения, как правило, варьируется от одного до трех дней. Участники проявляют инициативу в обсуждении волнующих их вопросов, объединяются в группы, обмениваются идеями и мнениями. Результатом использования open space является выработка новых способов решения задач, креативных идей, возможность взглянуть на проблему с другой стороны и найти принципиально новое и эффективное решение.

Проведение тендеров поставщиков услуг.

Многие компании для выбора тренингового партнера переходят на тендерные схемы. При этом от провайдеров тренинговых услуг заказчики ожидают индивидуальный продукт, разработанный в соответствии с потребностями компании. Очень часто провайдеры предлагают стандартные программы открытого формата или отработанные корпоративные схемы, не отвечающие индивидуальным особенностям конкретной организации. В процессе проведения тендера у руководства фирмы появляется возможность выбрать провайдера, имеющего высокий уровень профессионализма и понимающего проблемы компании.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Рассмотрев различные виды и формы обучения, хотелось бы еще раз отметить, что каждая компания может и должна продолжать обучение сотрудников в условиях экономического кризиса, располагая даже очень небольшим бюджетом. Не стоит забывать о том, что знания быстро устаревают, а требования рынка постоянно изменяются. следовательно, современным компаниям просто необходимо постоянно поддерживать нужный уровень квалификации персонала, а уж недостатка в выборе способов его достижения сейчас нет. Однако наибольший эффект принесет именно комплексная система обучения, учитывающая все потребности организации и увязывающая развитие сотрудников с целями компании. Экономить на расходах там, где это возможно, необходимо. При этом крайне важно учитывать долгосрочный эффект от выбранных методов обучения и условия, в которых они применяются, степень необходимости и оправданности использования того или иного способа обучения персонала, осознанности поставленных целей.
Автор: Елена Погуляева, «Be Able»
Журнал: ИД Гребенникова, «Управление развитием персонала», №3, июль 2009 г.