Как самому подобрать нужного сотрудника — инструкция для руководителя

№ 40-2011 Как самому подобрать нужного сотрудника - инструкция для руководителя. Шаг 1. Формулируем требования


Требования к вакансии: что, как и для чего формулировать

Самый первый шаг — сформулируйте и запишите:

— обязанности нанимаемого сотрудника

— задачи

— цели

— результат работы на данной должности

Вы должны точно понимать, что именно должен делать новый сотрудник. За что он будет отвечать, какие цели будут перед ним поставлены, какие задачи, и что он должен будет делать для выполнения всего этого.


Если Вы надеетесь определиться с обязанностями по ходу собеседования — отлично. В таком случае просто запретите себе принимать решение о найме специалиста до тех пор, пока не проинтервьюируете хотя бы 5 кандидатов (а лучше 10, причем разного уровня).


Для чего это нужно:

До тех пор пока у Вас нет ясного представления обо всех обязанностях, целях, задачах и о конечном результате работы нового сотрудника - Ваши риски нанять «не того» человека - слишком велики. Вам очень повезет, если Вы наймете хотя бы близкого себе по духу человека. Тогда проблемы его ошибок и длительного достижения нужных Вам результатов, по крайней мере, будут не настолько болезненно восприниматься.


Как это сделать:

Чтобы определить перечень обязанностей и задач на новой вакансии и перечень требований к кандидатам (а также уровень оплаты труда), Вы можете просмотреть аналогичные вакансии Ваших конкурентов, либо компаний, где есть аналогичные вакансии (и кандидатов откуда Вы готовы будете рассматривать). Вы можете также просмотреть резюме кандидатов, обращая внимание на их перечень обязанностей и достижений.


Обязательно учитывайте, как будет трансформироваться новая должность, обязанности, цели и задачи сотрудника, с точки зрения дальнейшего развития компании. Когда и какие планируются изменения, от кого и чего конкретно, кроме нового сотрудника, они будут зависеть.


Определяем требования к кандидату

Следующий этап – сформулируйте и запишите нужные вам

— опыт работы кандидата

— образование

— знания/умения/навыки/компетенции

Т.е. все то, что позволит кандидату выполнять поставленные Вами задачи на новой должности с нужным Вам уровнем качества.


Если Вы планируете сами обучать нового сотрудника, то заранее определите для себя – на базе чего (какого предыдущего опыта, знаний и навыков) новому сотруднику будет проще всего научиться новым обязанностям. Каким образом Вы сможете проверить наличие необходимых способностей / навыков / умений и т.д. (например, техническое мышление, внимательность, умение работать с большими объемами информации).


Определите необходимый минимум обязательных требований. Например, если новый сотрудник будет с первого-второго-седьмого дня работы общаться с иностранными партнерами, не говорящими по-русски, (а также на английском языке идет большое количество внутренней или товаросопроводительной документации), то Вам не имеет смысла рассматривать кандидатов, которые обладают всеми другими достоинствами и подходят под остальные требования к вакансии, но не владеют английским языком хотя бы на уровне переписки и понимания разговорной речи. Пожалуйста, не забывайте, что переводчику тоже нужно платить зарплату, налоги на зарплату, содержание рабочего места и т.д.


Будьте готовы пожертвовать рядом менее важных требований. Например, на начальные позиции может идеально подойти как молодой человек или девушка 20-22 лет (студент последних курсов института или выпускник), так и женщина лет 35-45, которая решила сменить сферу деятельности. И очень даже возможно, что женщина 35-45 лет окажется даже более идеальным вариантом, просто в силу наличия жизненного опыта и навыков, полученных на предыдущих местах работы, а также понятия о дисциплине и субординации (чему вчерашнего студента Вам еще придется учить).


Однако не снижайте минимально-необходимые требования, даже если Вам нужен уже «хоть какой-нибудь» кандидат. «Хоть какой-нибудь» кандидат способен совершить столько ошибок и создать такое количество проблем, на решение которых у Вас уйдет времени больше, чем на поиск более подходящего кандидата. Не забывайте также о денежных потерях (ФОТ на время совершения этих ошибок, налоги, недополученная прибыль или прямые и непрямые убытки). Если Вам в самом деле нужен «хоть кто-нибудь» и Вы уже готовы взять именно такого - подумайте о перераспределении обязанностей и найме ассистента для того сотрудника, кто выполняет обязанности за себя и «за того парня». Найти хорошего ассистента и руководить его работой, сбросив на него всю техническую рутину, будет проще и дешевле, чем постоянно вмешиваться в самостоятельную работу сотрудника, обладающего определенными полномочиями, и исправлять его ошибки.


Попросите Ваших знакомых, которые работают на аналогичных Вашей вакансии должностях, и в качестве работы которых Вы уверены, помочь Вам определить требования к кандидатам. Не стесняйтесь спрашивать их совета о том, по каким признакам можно отличить хорошего специалиста в их отрасли. Какие вопросы они посоветуют задать, для проверки уровня профессионализма кандидата.


Если в ходе развития компании, цели и задачи человека на данной позиции будут меняться, то заранее продумайте, каким требованиям также должен соответствовать человек, чтобы «расти» практически одновременно с компанией. И что Вы будете делать с сотрудником, если его скорость роста превысит или будет значительно отставать от скорости развития компании и изменения целей и задач новой позиции.


№42-2011 Как самому подобрать нужного сотрудника. Шаг 2. Отбираем резюме


Чтобы не ошибиться уже на этапе отбора резюме, обращайте внимание на четыре момента: образование, опыт работы, наличие необходимых знаний/навыков и стиль изложения.


Отбор резюме

Если Вы не обладаете большим опытом отбора и оценки кандидатов, и плохо представляете себе по каким признакам можно отличить хорошего специалиста от плохого, то постарайтесь поменьше надеяться на то, что Вам удастся разглядеть талантливого супер-специалиста с первого взгляда во вчерашнем выпускнике ВУЗа.


Если Вам нужен готовый специалист на должность от ассистента до руководителя склада или отдела продаж/закупок, и на полный рабочий день, то сосредоточьтесь на нескольких вещах:

— образование,

— опыт работы,

— наличие необходимых знаний/навыков,

— стиль изложения.

Образование

Желательно законченное. Как минимум – это уменьшает риск того, что свеженанятый сотрудник не сможет полноценно совмещать работу и учебу, либо разочаруется в избранной им профессии и решит сменить направление учебы вместе с работой...


Для финансистов, экономистов, бухгалтеров, сотрудников ИТ-отдела, «технических» специалистов (строительство, производство, инженерия и т.д.) - образование должно быть профильным.


Да, профильное образование – не гарантия качества работы, однако, по крайней мере базовые знания по своей специальности, у кандидата будут в наличии. К тому же, не обладая достаточным опытом отбора кандидатов, Вам еще сложнее будет найти хорошего специалиста среди людей с непрофильным образованием.


Для ряда должностей также обращайте внимание на наличие у кандидата дополнительных «корочек» (тот же аттестат профессионального бухгалтера, например).


Опыт работы

Чем ближе он будет к тому, какие условия предлагаете Вы (масштабы работы и задачи, стоящие перед специалистом на первый год работы, а также сфера деятельности, размер компании, оборот, доля рынка, корпоративная культура -если кандидат уволился не из-за нее), тем больше шансов найти подходящего Вам кандидата и снизить риски.


Обязательно оцените заранее сложность работы и конкретных обязанностей, которые будет выполнять кандидат в Вашей компании.


Если Вы не готовы учить человека, или у Вас просто мало времени на его обучение и контроль каждого его действия, то оптимально – искать кандидата с опытом выполнения нужных Вам обязанностей.


То, чему было легко самостоятельно научиться лично Вам или Вашим знакомым – далеко не обязательно будет таким же легким для других людей.


Если у Вас нет обязательного требования к найму людей из определенного списка компаний, то постарайтесь подойти объективно к чтению резюме кандидата, и оценивайте опыт работы с позиции «Что человек реально делал», а не «В какой известной компании работал».


Известность компании–работодателя не является 100% гарантией профессионализма ее сотрудников.


Если для Вас важнее качество работы, а не личные бренды сотрудников, рассматривайте всех кандидатов на общих основаниях, не приписывая дополнительные «очки» за красивое резюме с громкими названиями.


Пожалуйста, имейте в виду, что нанять суперпрофессионального специалиста в худшие, по сравнению с его предыдущим местом работы, условия, Вы можете только за бОльшие деньги (больше, чем ему платили ранее). Либо при наличии бОльших перспектив, которых на предыдущих местах работы не было. Либо за какие-то другие бонусы, например, близость к дому и т.д. Все чудеса (согласие трудиться на равных или худших условиях, чем на прошлой работе), к сожалению, в подавляющем большинстве случаев, оказываются только рекламной акцией со стороны кандидата. И будут стоить Вам достаточно дорого в плане потерь времени и ФОТ, не считая возможной недополученной прибыли и прямых убытков.


Обязательные навыки, умения, знания, способности.

Обязательно уточняйте и проверяйте уровень владения иностранными языками и наличие других, нужных Вам знаний и навыков, по возможности, еще по телефону. В резюме данную информацию часто пропускают или искажают – намеренно или случайно, ведь система самооценки кандидата может не совпадать с Вашей.


Стиль изложения информации

Обратите внимание на стиль написания резюме и сопроводительного письма. Насколько Вам будет комфортно работать и общаться с человеком, который формулирует мысли таким образом или склонен пользоваться готовыми шаблонами?


№43-2011 Как самому подобрать нужного сотрудника. Шаг 3. Собеседование по телефону


Собеседование по телефону перед приглашением на личную встречу позволит вам сэкономить время, отсеяв заведомо неподходящих кандидатов


Цели собеседования по телефону:

— проверка кандидата на соответствие основным требованиям

— уточнение подробностей опыта работы

— выяснение манеры разговора кандидата

Я крайне рекомендую перед приглашением на личную встречу проводить с кандидатами первичное собеседование по телефону. Это позволяет быстро отсеять заведомо неподходящих кандидатов, выяснив:

— соответствие минимально необходимым требованиям,

— уровень культуры общения кандидата,

— уровень притязаний кандидата - уровень оплаты труда, режим работы, карьерные и профессиональные перспективы.

Договоритесь с кандидатом о времени телефонного собеседования заранее или убедитесь, что он может в данный момент с Вами разговаривать и отвечать на вопросы.


Расположитесь удобно - Вас не должны отвлекать во время телефонного собеседования другие люди, звонки, почта, посторонние шумы и т.д. Качество связи должно быть достаточно хорошим, чтобы слышать абсолютно все, что говорит Ваш собеседник, без помех на линии, искажений, эхо и т.д.


Уточните формальную информацию - ФИО, образование, опыт работы, должность на которую человек претендует и т.д.


Обращайте внимание на то, с какой скоростью и интонациями говорит кандидат, какие он делает паузы между словами а также между Вашим вопросом и своим ответом. Это важно! При попытках предоставить Вам не соответствующую действительности информацию или ввести Вас в заблуждение касательно своего опыта работы и знаний, скорость речи, высота голоса, длительность пауз между словами и ответами на Ваши вопросы - незначительно меняются.


Уточняйте по телефону все интересующие Вас вопросы, касающиеся опыта работы, названия должностей, обязанностей, длительности работы и т.д. Проверяйте соответствие кандидата Вашим минимально необходимым требованиям. Не стесняйтесь переспрашивать все что не расслышали или не поняли.


Вас должно насторожить, если кандидат уходит из более крупной/ стабильной/ известной компании и рассматривает аналогичную или более низкую должность / размер оплаты труда в гораздо более маленькой/ нестабильной/ неизвестной или малоизвестной компании без убедительных объяснений.


Крайне желательно, в таком случае, после личного собеседования, проверить рекомендации кандидата с его предыдущих мест работы (хотя бы с последнего). Проверять рекомендации лучше не через того человека, которого укажет сам кандидат, либо опросить нескольких людей.


№45-2011 Как самому подобрать нужного сотрудника. Шаг 4. Приглашение на собеседование


Договариваясь по телефону с потенциальным сотрудником о собеседовании у вас в компании, учтите несколько нюансов.


Последовательность действий при телефонном приглашении на собеседование примерно такая:

1. Представьтесь - Ваше ФИО и название компании. В некоторых случаях оптимально будет также назвать Вашу должность. Имейте в виду, что если Ваш собеседник не в курсе Вашей должности, то стереотипно он Вас может считать представителем HR подразделения или секретарем/ассистентом отдела.


2. Уточните, с кем Вы разговариваете (действительно ли это Ваш кандидат), и удобно ли ему сейчас разговаривать


3. Обязательно уточните, рассматривает ли еще кандидат предложения о работе (даже если Вы с ним вчера уже общались).


4. Напомните, о какой именно вакансии идет речь. Кратко - название компании и сфера деятельности, название должности и, если требуется, краткий перечень обязанностей. Возможно, также потребуется назвать предполагаемый уровень оплаты и местонахождение компании.


5. Уточните еще раз, интересно ли это кандидату, если не получили никакой реакции на свое предыдущее сообщение.


6. Назовите удобные Вам интервалы времени и даты и спросите, когда и во сколько кандидату будет удобно с Вами встретиться.


7. Назовите адрес встречи, как Вас там найти /кого спросить, либо предупредите, что отправите адрес и схему проезда по электронной почте. При отправке адреса по почте - не забудьте также написать там точное время и дату встречи, с кем именно встреча будет проходить (ФИО и должность) и как этого человека/Вас найти.


Важно. Пожалуйста учитывайте, что без риска быть неверно понятым, лично позвонить/написать и пригласить к себе на встречу Вы можете только тем кандидатам, которые потенциально будут подчиняться Вам лично, либо будут равны или выше Вас по должности.


Если Вы являетесь генеральным директором компании (независимо от ее размеров) и лично приглашаете кандидата на встречу к своему подчиненному, это наводит на определенные размышления. В первую очередь, это может снижать Ваш авторитет в глазах кандидата (отсюда дальнейшие проблемы с делегированием, субординацией и т.д.) и дает кандидату неверные представления о степени Вашей заинтересованности в его кандидатуре.


№48-2011 Как самому подобрать нужного сотрудника. Шаг 5. Личная встреча


Как и о чем спрашивать на собеседовании, на что обращать внимание


Цель личной встречи – провести формальное собеседование и уточнить степень соответствия кандидата Вашим ожиданиям и требованиям.


Обязательно подготовьте заранее список вопросов к кандидату.


Распечатайте резюме и список вопросов заранее. Возьмите ручку.


Убедитесь, что Вас не будут отвлекать во время собеседования.


Отметьте время, во сколько пришел кандидат (вовремя или на сколько он опоздал, насколько убедительно извинился и насколько убедительна причина опоздания. Предупредил ли он Вас заранее о своем опоздании. Устраивает ли Вас это, особенно если работа предполагает пунктуальность).


Если собеседование первое (т.е. телефонное собеседование не проводилось) - уточните информацию из резюме - образование, опыт работы, названия должностей, компаний, сферы деятельности, доли рынка и т..д.


Не «Мы», а «Я»

Уточняя информацию об обязанностях, достижениях и успехах, контролируйте чтобы кандидат говорил только в единственном лице и от своего имени – «Я делал/делаю, Я добился, Я отвечаю».


Если кандидат начинает говорить «Мы» , «У нас» или рассказывать обезличенно - не стесняйтесь переспрашивать его: «А что лично Вы сделали? В чем заключался лично Ваш вклад? За что отвечали лично Вы в данном процессе?»


Множественное число при описании обязанностей и достижений распределяет ответственность между несколькими людьми / отделом в целом. Далеко не факт, что то, о чем говорит кандидат во множественном числе или обезличенно, делал именно он, а не его коллеги/руководитель/подчиненные. Но обманом это многие не считают. Говоря только о себе - человек либо рассказывает только про свой участок работы и свою зону ответственности, либо заведомо лжет. На откровенное вранье при трудоустройстве способны далеко не все.


Что было / что стало

Попросите кандидата описать ситуацию в компании, касающуюся его сферы ответственности, на момент его прихода в компанию.


Что было. И что стало /есть на данный момент.


Какие изменения произошли конкретно в зоне ответственности данного кандидата.


Например, для начальника склада: как на момент его прихода в компанию была поставлена система учета и хранения товара, как строился процесс работы с товаром от момента доставки товара на склад и до момента его отгрузки клиенту.


Для менеджера по продажам: сколько активных клиентов ему было передано на момент его прихода в компанию, как сильно была расширена его клиентская база на момент его увольнения, насколько вырос его объем продаж, каким он был по сравнению с результатами его коллег.


После этого - обязательно уточните, что именно сделал кандидат лично, чтобы эти изменения произошли.


Его ли это достижение, или оно было вызвано другими объективными факторами (действия и распоряжения руководства, изменения в политике компании, ситуации на рынке и т.д.).


Если ничего не изменилось - спросите почему. И что, на взгляд кандидата, стоило бы сделать для улучшения результатов его труда/его подразделения в целом, если бы у него была такая возможность.


Спросите у кандидата, пытался ли он лично внедрить свои инициативы и идеи. Что он сделал для их внедрения. Сколько попыток он предпринял. В чем они заключались.


Тест на реальной ситуации

Опишите кандидату наиболее сложную проблему, с которой ему придется столкнуться на новом рабочем месте. И спросите, что он предпримет в такой ситуации. Не бойтесь сгустить краски, однако описывайте реальные ситуации.


Вот пример подобной ситуации для менеджера по логистике:


Представьте, что до конца рабочего дня осталось 5 минут. Вы уже доделали все дела и собираетесь домой. На вечер у Вас свои планы. В этот момент Вам звонят из транспортной компании, и говорят, что один из Ваших грузов застрял на границе - были потеряны документы на него, которые нужно срочно сделать заново и выслать им.


На подготовку документов у Вас уйдет минимум полчаса + вызов и ожидание курьера. Стоило Вам положить трубку - прибегает Ваш коллега и просит помочь разобраться со сложной ситуацией со страховой компанией из-за пропажи груза в пути. Помощь ему нужна тоже срочно - именно сегодня.


К тому же Вы только что заметили заявку на отгрузку товара, и если Вы ее обработаете сегодня (это еще полчаса), то груз уйдет со склада завтра утром, если подождете с оформлением до завтра – то только через неделю.


Что Вы будете делать?


Получая ответ на вопрос, сравните - соответствует ли выбор и расстановка приоритетов кандидата - Вашим собственным представлениям о правильности решения. Совпадают ли Ваши ценности?


Обязательно спросите у кандидата, приходилось ли ему уже попадать в аналогичные ситуации, и попросите его рассказать об одной из них. Максимально подробно (начиная от когда это было, где и кем он тогда работал). Сравните его реальное поведение с тем, как он планирует действовать в Вашей ситуации. Имейте в виду, что ситуация из прошлого демонстрирует реальные намерения и реальные действия. И больше близка к тому, как на самом деле будет себя вести человек.


Спросите об ошибках и достижениях

Попросите кандидата рассказать о самом сложном в его работе случае. О том, что именно он считает своей ошибкой и чему она его научила.


Попросите рассказать кандидата о том, что он считает своим самым большим достижением. Почему. Как он его достиг. Чему это достижение его научило. Насколько оно было неслучайным (как много усилий с его стороны потребовало, чья помощь оказалась важной и каким образом ее удалось получить).


Имейте в виду, что учат - именно ошибки. Достижения - добавляют самонадеянности и уверенности в себе.


Альтернативные предложения

Уточните у кандидата, есть ли у него уже какие-то предложения о работе, и когда именно он должен дать ответ. Что его привлекает в них или наоборот, почему он все еще не принял решение о выходе на работу.


Не стесняйтесь переспрашивать все, что Вам непонятно. Уточняйте все, что кандидат, на Ваш взгляд, рассказывает недостаточно подробно. Не стесняйтесь останавливать кандидата, если он уходит от темы или сбивается в ненужные подробности. Ведите себя уверенно.


Обязательно оцените, насколько Вам комфортно общаться с кандидатом. Соответствует ли его манера общения и его ценности (насколько Вам удастся их выяснить) стандартам Вашей компании. Устраивает ли Вас это?


Анализируйте вопросы кандидата

Сообщите кандидату, что Вы готовы ответить на его вопросы о вакансии и компании (либо сразу после собеседования, либо сообщите ему электронный адрес, на который он может эти вопросы отправить).


Обратите внимание, что именно его интересует – «гигиенические» факторы, касающиеся комфортности места работы (расположение, оборудование рабочего места, соц.пакет) или что-то другое (зона ответственности, широта полномочий, перечень задач).


Устраивает ли Вас такая позиция кандидата? Будет ли Вам комфортно работать с таким человеком?


В ближайших выпусках будут опубликована заключительная статья цикла:


Шаг 6. Решение и риски

Автор: Ирина Мамонова, «Be Able», руководитель направления оценки персонала
Журнал: Деловой еженедельник «На стол руководителю», № 40-48 2011
Эстетическая реставрация передних зубов представляет собой совокупность стоматологических процедур